Lenken, schulen, prüfen, verbessern — ein Managementsystem statt einer Ordnerstruktur
Jede Prüfanweisung hat eine Revision, eine Freigabe, einen Verteiler und eine Prüffrist. Wer sie anwenden darf, steht in der Schulungsmatrix; was nicht passt, läuft als Abweichung mit Maßnahme und Wirksamkeitsprüfung weiter. Die Struktur unterstützt Abläufe nach ISO/IEC 17025 und ISO 9001 — zertifiziert wird weiterhin Ihr Labor, nicht die Software.
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Was das Qualitätsmanagement kann
Dokumentenlenkung und Revisionen
Register aller gelenkten Dokumente — Prüfanweisungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter — mit Dokumentnummer, Revisionsstand, Gültigkeit und Entwurfseditor für die nächste Fassung.
Freigabe, Verteilung, Kenntnisnahme
Entwurf, Prüfung durch eine zweite Person, Freigabe mit elektronischer Unterschrift, danach Verteilung an die betroffenen Personen. Jede Kenntnisnahme wird mit Zeitpunkt festgehalten.
Prüffristen und überfällige Dokumente
Wiederkehrende Prüfzyklen je Dokument; anstehende und überfällige Prüfungen erscheinen als eigene Liste und auf dem QM-Dashboard, nicht erst im Audit.
Nachweise und Geltungsbereich
Zertifikate, Urkunden und Geltungsbereichs-Dokumente mit Laufzeit an einem Ort — samt Erinnerung, bevor sie ablaufen.
Schulung, Matrix und Befugnisse
Schulungspläne je Dokument oder Verfahren, Schulungsmatrix Person × Thema, erteilte Befugnisse mit Ablaufüberwachung und Sicherheitsunterweisungen.
Interne und externe Audits
Auditprogramm und Einzelaudits mit Geltungsbereich, Auditoren, Checkliste und Feststellungen; jede Feststellung wird direkt zur Abweichung oder Maßnahme.
Abweichungen und Beschwerden
Abweichungen, nichtkonforme Arbeiten und Kundenbeschwerden im selben Workflow: erfassen, sofort handeln, bewerten, abschließen — mit Anhängen und Kommentaren.
Korrekturmaßnahmen mit Wirksamkeit
Eigener Bereich für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen: Ursachenanalyse, Verantwortliche, Frist und die verpflichtende Wirksamkeitsprüfung vor dem Abschluss.
Risiken und Chancen
Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung in einer Matrix, Maßnahmen zur Minderung und die Bewertung danach — sichtbar statt im Kopf.
Lieferanten und Dienstleister
Bewertung von Lieferanten, Kalibrierdiensten und Unterauftragnehmern mit Kriterien, Bewertungsdatum und Freigabestatus — Grundlage für Beschaffung und Fremdvergabe.
Managementbewertung und Qualitätsziele
Managementbewertung mit Eingaben aus Audits, Abweichungen, Beschwerden und Kennzahlen; Qualitätsziele mit Fortschritt hängen direkt daran.
Lenken → Schulen → Prüfen → Verbessern
- 1
Dokument lenken
Entwurf schreiben, prüfen lassen, freigeben und verteilen — mit Revisionsstand, Gültigkeit und Prüffrist.
- 2
Schulen und bestätigen
Betroffene Personen werden geschult, bestätigen die Kenntnisnahme und erhalten die passende Befugnis.
- 3
Prüfen
Internes Audit oder Alltag deckt eine Lücke auf; die Feststellung wird als Abweichung oder Beschwerde erfasst.
- 4
Verbessern und bewerten
Maßnahme umsetzen, Wirksamkeit prüfen, Dokument oder Risiko aktualisieren — Ergebnisse laufen in die Managementbewertung.
Warum LabNote.Light
- Dokument, Schulung, Befugnis und Abweichung hängen am selben Datensatz — kein Abgleich zwischen Ordner, Tabelle und Kalender
- Freigaben laufen im Vier-Augen-Prinzip mit elektronischer Unterschrift und Audit-Trail mit Hash-Kette
- Vertraulichkeit, Unparteilichkeit, Organisation und Teams sind eigene, sichtbare Bereiche statt einer Anlage im Handbuch
- Abteilungs-Sichtbarkeit hält Beschwerden und Befugnisse vertraulich
Häufige Fragen
Ist LabNote.Light nach ISO 17025 zertifiziert?
Nein. Die Software selbst ist nicht zertifiziert; sie unterstützt die Abläufe und Nachweise, die Ihr Labor für ISO/IEC 17025 und ISO 9001 braucht.
Was passiert mit alten Fassungen eines Dokuments?
Jede Freigabe erzeugt einen neuen Revisionsstand. Die vorherige Fassung bleibt als gesperrte Historie lesbar und ist im Register klar als nicht mehr gültig gekennzeichnet.
Wie weise ich nach, dass alle das Dokument gelesen haben?
Über die Verteilung: Jede zugewiesene Person bestätigt die Kenntnisnahme, der Stand ist als Quote sichtbar (etwa 7 von 7) und pro Person mit Zeitpunkt belegt.
Läuft die Freigabe im Vier-Augen-Prinzip?
Ja. Erstellung und Freigabe sind getrennte Rollen mit eigener elektronischer Unterschrift; eine begründete Ausnahme durch die Leitung wird protokolliert.
Können externe Auditoren mitarbeiten?
Ja. Externe Audits werden als eigener Audittyp geführt; Feststellungen, Maßnahmen und Nachweise laufen im selben Workflow wie bei internen Audits.
Lassen sich Dokumente mit Methoden und Geräten verknüpfen?
Ja. Prüfanweisungen hängen an Methoden, Geräten und Schulungen; die Revalidierung einer Methode meldet die zugehörige Anweisung zur Prüfung an.
Sicherheit & Compliance
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