Question 1

Was ist LabNote.Light?

Accepted Answer

LabNote.Light ist ein elektronisches Laborbuch (ELN) speziell für kleine und mittlere Labore sowie akademische Forschungsgruppen. Es ermöglicht die digitale Erfassung, Versionierung und Freigabe von Laboreinträgen — mit Audit Trail und einfach zu bedienen.

Question 2

Welche Features sind enthalten?

Accepted Answer

Alle Features sind in jeder Lizenz enthalten: Rich-Text-Editor mit Tabellen und Graphen, Protokoll-Templates, elektronische Signaturen, Audit Trail, Reagenzien-Katalog mit Lager- und Inventur-Verwaltung, SDS-Hinterlegung, PDF-Export, Volltextsuche, Team-Verwaltung mit Rollen und mehr.

Question 3

Wie funktioniert die Reagenzien- und Lagerverwaltung?

Accepted Answer

Sie pflegen Stoff-Stammdaten im Reagenzien-Katalog (CAS, GHS-Piktogramme, H/P-Sätze, MAK-Werte) und legen physische Bestände lot-genau an. Lagerorte werden hierarchisch abgebildet (Raum → Schrank → Fach), Bewegungen wie Entnahme, Auffüllen oder Umlagerung werden mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert. Mindestbestand-Alerts und Inventur-Workflows sind eingebaut.

Question 4

Kann ich Sicherheitsdatenblätter (SDS) hinterlegen?

Accepted Answer

Ja. Pro Reagenz oder Lot können Sie SDS, Betriebsanweisungen und Zertifikate als PDF hochladen oder externe Links hinterlegen. Im Eintrag oder am Bestand sind sie mit einem Klick erreichbar.

Question 5

Was passiert bei einer Inventur?

Accepted Answer

Sie starten eine Inventur (optional pro Raum/Lagerort), das System erzeugt eine Zählliste mit Soll-Beständen. Nach dem Zählen werden Differenzen automatisch als Korrekturbuchung verarbeitet — jede Buchung mit Zeit und Person aufgezeichnet.

Question 6

Wie unterscheiden sich die Preis-Tiers?

Accepted Answer

Alle Tiers beinhalten die gleiche Software (inkl. Reagenzien-, Lager- und Inventur-Modul). Der Unterschied liegt im Support: Tier 1 (Self-Service) bietet FAQ und Wissensdatenbank, Tier 2 (Essential) E-Mail-Support mit 48h Antwortzeit, Tier 3 (Priority) Telefon-Support mit 4h Antwortzeit und SLA-Garantie.

Question 7

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Accepted Answer

Ja. Sie können LabNote.Light 14 Tage kostenlos testen — keine Kreditkarte erforderlich. Nach der Testphase können Sie das passende Tier wählen.

Question 8

Warum ist LabNote.Light so günstig?

Accepted Answer

Enterprise-ELNs kosten oft $50–150/User/Monat. Wir glauben, dass gute Laborsoftware kein Luxusprodukt sein sollte. Durch schlanke Entwicklung und Fokus auf die wesentlichen Features können wir Enterprise-Qualität ab $20/User/Monat anbieten.

Question 9

Wie viele User sind mindestens nötig?

Accepted Answer

Die Mindestabnahme beträgt 10 Nutzer. Zusätzliche Nutzer können jederzeit pro-rata hinzugefügt werden. Reduktionen sind zum Renewal-Zeitpunkt möglich, jedoch nicht unter 10 Nutzer.

Question 10

Wie wird abgerechnet?

Accepted Answer

Sie zahlen pro Nutzer und Monat: Self-Service 20 €, Essential 50 €, Priority 80 €. Es gilt eine Mindestabnahme von 10 Nutzern — effektiv also ab 200 €, 500 € bzw. 800 € pro Monat. Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus über 12 Monatspreise (2.400 €, 6.000 € bzw. 9.600 € pro Jahr). Später hinzugefügte Nutzer werden pro-rata berechnet. Keine versteckten Gebühren.

Question 11

Wie ist der Datenschutz geregelt?

Accepted Answer

Die Plattform wird in Frankfurt betrieben. Zugriff ist rollenbasiert, Änderungen werden mit Zeit, Person und Vorher-/Nachher-Wert aufgezeichnet, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht auf Anfrage bereit.

Question 12

Kann ich Daten aus einem anderen ELN importieren?

Accepted Answer

Wir unterstützen den Import von CSV-Dateien (auch für Reagenzien-Katalog, Bestände und Lagerorte) und können bei der Migration aus anderen Systemen helfen. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Migrations-Beratung.

Question 13

Wie sicher sind meine Daten?

Accepted Answer

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Zugriff ist rollenbasiert, jede Änderung wird im Audit Trail protokolliert, und elektronische Signaturen sichern die Integrität der Einträge.

Question 14

Welche Integrationen gibt es?

Accepted Answer

LabNote.Light bietet eine native Integration zu Düperthal Connect (Sicherheitsschränke, SDS). Zusätzlich stehen eine REST-API mit OAuth 2.0, Webhooks für Echtzeit-Events sowie CSV/Excel-Import für Reagenzien, Geräte und Bestände bereit. Zitationen lassen sich per BibTeX/RIS-Import einlesen (z. B. aus Zotero, Mendeley oder PubMed). Externe Buchungssysteme können über die REST-API angebunden werden.

Question 15

Wie funktionieren Box-Layouts und Fächer?

Accepted Answer

Eine Box ist ein Lagerort mit frei konfigurierbarer Grid-Größe (beliebige Reihen × Spalten). Beim Anlegen werden die Fächer automatisch nach dem Schema „<Lagerort> – Fach 1, Fach 2 …“ benannt. Reagenz-Lots und Proben können einzelnen Fächern (z. B. A3) zugeordnet werden — die visuelle Grid-Ansicht zeigt sofort, was wo liegt.

Question 16

Kann ich QR-Etiketten für Proben, Reagenzien und Boxen drucken?

Accepted Answer

Ja. Über den universellen Etiketten-Druckdialog erzeugen Sie QR-Code-Etiketten für Proben, Reagenz-Lots, Boxen und einzelne Fächer. Unterstützt werden Rollendrucker im Format 50×25 mm und 70×40 mm sowie A4-Etikettenbögen (3×8). Beim Scannen springt LabNote.Light direkt zum verknüpften Datensatz.

Question 17

Kann ich Lagerorte nachträglich bearbeiten?

Accepted Answer

Ja. Räume, Lagerorte (Kühlschrank, Gefrierschrank, Regal …) und Boxen können jederzeit über den Lagerort-Detail-Drawer bearbeitet werden — inklusive Name, Typ, Temperatur und Notizen. Der Drawer zeigt zudem alle aktuell gelagerten Reagenz-Lots und Proben mit Fach-Position.

Question 18

Wie viel Speicherplatz ist enthalten und was kostet zusätzlicher Storage?

Accepted Answer

Das Inklusivvolumen gilt pauschal pro Organisation: Self-Service 50 GB, Essential 250 GB, Priority 1 TB — unabhängig von der Nutzerzahl. Reicht das nicht, buchen Sie Zusatzpakete: 10/50/200 GB für 0,15 € pro GB und Monat, 500 GB für 0,10 € und 1 TB für 0,08 € pro GB und Monat. Unterjährig zugebuchte Pakete werden anteilig (pro rata) berechnet. Datei-Uploads (PDFs, SDS, Bilder, Sketches) und Datenbank-Inhalte zählen auf das Kontingent; der Verbrauch wird je Organisation täglich gemessen und in der App ausgewiesen.

Question 19

Wie funktionieren elektronische Signaturen und der Audit Trail technisch?

Accepted Answer

Jede Signatur erfasst: wer (User-ID + Re-Authentifizierung mit Passwort), was (Eintragsinhalt als JSON-Snapshot eingefroren), wann (Server-Zeitstempel) und welche Rolle (Author oder Witness). Zusätzlich wird ein SHA-256 Content-Hash gespeichert sowie ein Hash-Chain-Verweis auf die vorherige Signatur derselben Org — dadurch ist nachträgliche Manipulation kryptographisch erkennbar (Tamper-Evidence). Über den Button „Signaturen prüfen“ am Eintrag kann jederzeit verifiziert werden, ob Inhalt und Kette unverändert sind. Status: gültig, Inhalt geändert, oder Kette gebrochen. Der separate Audit-Log erfasst zusätzlich alle Status-Wechsel, Kommentare und Bewegungen unveränderbar mit Org-, User- und Zeitbezug. Die Signaturen entsprechen einfachen elektronischen Signaturen.

Question 20

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Alle Daten (Datenbank, Dateien, Backups) werden in der Cloud gehostet und durch Verschlüsselung geschützt. Wir stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO Art. 28 zur Verfügung — auf Anfrage per E-Mail. Bei Lösch-Anfragen werden personenbezogene Daten anonymisiert, signierte Einträge und Audit-Trails bleiben aus regulatorischen Gründen erhalten (mit anonymisierter Zuordnung).

Question 21

Was ist im Onboarding enthalten und gibt es versteckte Kosten?

Accepted Answer

Self-Service: Onboarding-Guide per E-Mail, FAQ und Wissensdatenbank — keine Setup-Gebühr. Essential: zusätzlich ein 30-Min-Onboarding-Call und Account-Manager. Priority: persönliches Onboarding und individuelle Schulungen. Es gibt keine Implementierungsgebühren, keine Template-Aufpreise und keine versteckten Kosten — der angegebene Per-User-Preis ist der Endpreis. Total Jahr 1 = Anzahl Nutzer × Monatspreis × 10 bei jährlicher Zahlung, mindestens 10 Nutzer.

Question 22

Können wir Templates ohne Entwickler-Support selbst konfigurieren?

Accepted Answer

Ja. Protokoll-Templates und Eintrags-Vorlagen werden komplett über die UI von Endnutzern (mit Reviewer- oder Admin-Rolle) erstellt, versioniert und freigegeben. Inkludiert sind: Sektions-Editor (Materialien, Schritte, Berechnungen), Versionierung mit Major/Minor-Bump, Changelog, Freeze nach Veröffentlichung, sowie Anwendung auf Experimente mit eingefrorenem Snapshot. Kein Ticket beim Vendor nötig.

Question 23

Wie geht das System mit Rohdaten und Geräte-Exporten um?

Accepted Answer

Datei-Anhänge (PDFs, Bilder, CSV, Rohdaten beliebigen Formats) können direkt an Einträge oder Reagenz-Lots angehängt werden — Volltext-Suche durchsucht Dateinamen und Eintragsinhalte. Maximale Dateigröße: 50 MB pro Upload (höher auf Anfrage). Geräte und Wartung werden nativ in LabNote.Light verwaltet (inkl. QR-Etiketten und Wartungsplan); externe Buchungssysteme lassen sich über die REST-API anbinden. Native Parser für instrument-spezifische Formate (HPLC, LC-MS, Plate Reader) sind aktuell nicht enthalten — Daten werden als Attachment gespeichert und über CSV/Excel-Import strukturiert eingelesen. Für direkte Instrument-Anbindungen ist die REST-API verfügbar.

Question 24

Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung?

Accepted Answer

Sie können Ihre Daten jederzeit (auch während der Vertragslaufzeit) selbst exportieren — als CSV (für tabellarische Daten wie Reagenzien, Bestände, Lager), Markdown (für Einträge inkl. Formatierung) und PDF (für signierte Einträge mit Audit-Trail). Es gibt keine Export-Gebühr. Nach Kündigung bleiben Ihre Daten 30 Tage lesbar/exportierbar, danach werden sie unwiderruflich gelöscht (Backups: max. 90 Tage). Auf Anfrage liefern wir einen Datenbank-Dump im Standard-SQL-Format. Kein proprietäres Format, kein Vendor Lock-in.

Question 25

Wie wird der Zugang gesteuert, wenn ein Teammitglied das Labor verlässt?

Accepted Answer

Admins können User über die Team-Verwaltung sofort deaktivieren — der Zugang erlischt mit Wirkung sofort. Alle vom User erstellten Einträge, Signaturen, Kommentare und Bewegungen bleiben mit korrekter Attribution erhalten (Name + Zeitstempel im Audit-Trail), der Account zeigt sich aber als „inaktiv“. Eintrags-Eigentümerschaft kann an einen anderen User übertragen werden. Bei Account-Löschung (DSGVO-Recht) werden personenbezogene Daten anonymisiert („Gelöschter Benutzer“), signierte Daten bleiben aus regulatorischen Gründen erhalten.

Question 26

Welches Uptime-SLA gilt und wie schnell ist der Support?

Accepted Answer

Wir committen 99,9 % Uptime pro Monat (entspricht max. ~43 Min Downtime/Monat) — basierend auf der SLA unseres Cloud-Providers. Status-Page mit Echtzeit-Verfügbarkeit auf Anfrage. Support-Reaktionszeiten: Self-Service per FAQ (24/7 self-service), Essential per E-Mail mit max. 48 h Reaktion (Mo–Fr, 9–17 Uhr CET), Priority mit max. 4 h Reaktion (Mo–Fr, 8–18 Uhr CET) plus dediziertem Telefon-Support. Alle Support-Zeiten in deutscher Geschäftszeit DACH-Region.

Question 27

Wie skaliert der Preis mit wachsender Team-Größe?

Accepted Answer

Der Per-User-Preis bleibt unverändert von 3 bis 50 Usern — keine versteckten Schwellenwerte oder „Sales-Calls“ beim Wachsen. Ab 50 Usern bieten wir Volumen-Rabatt auf Anfrage. Integrationen (Düperthal, REST-API, Webhooks, OAuth) sind in jedem Tier inkludiert ohne Aufpreis. Alle Preise stehen auf der Pricing-Seite — kein Sales-Gespräch nötig, um zu bestellen.

Question 28

Wie lange dauert eine typische Implementierung in einem SME-Labor?

Accepted Answer

Realistisch für ein 5–15-Personen-Labor: Tag 1 Account-Setup und User-Einladung (15 Min). Woche 1 Stammdaten-Import (Reagenzien-Katalog, Lagerorte, Geräte) per CSV — meist 2–4 Stunden. Woche 2 Erstellung der ersten 3–5 Protokoll-Templates durch das Team. Woche 3–4 Parallelbetrieb mit Papier-Lab oder Altsystem zum Vertrauensaufbau. Häufigste Stolpersteine: unsaubere CSV-Daten beim Import (lösen wir per Undo-Funktion bis zur ersten Inventur) und Konsens im Team über Eintrags-Struktur. Nach 4–6 Wochen ist das System produktiv.

Question 29

Wie funktioniert die Geräte-Wartungsplanung?

Accepted Answer

Im Geräte-Detail können Sie Wartungsereignisse planen und dokumentieren — mit Typ (geplant/ungeplant), Datum, Beschreibung und Ergebnis. Nach Abschluss einer Wartung wird das nächste Wartungsdatum automatisch berechnet. Status-Badges (überfällig, bald fällig, planmäßig) zeigen den Wartungszustand auf einen Blick. Die gesamte Wartungshistorie ist pro Gerät einsehbar.

Question 30

Was sind Working Solutions?

Accepted Answer

Working Solutions sind Verdünnungen oder Mischungen, die aus Lager-Reagenzien hergestellt werden. Sie können Herstellungsdetails, Konzentrationen und Volumina erfassen und druckbare Etiketten für die Behälter erstellen. Jede Working Solution ist mit den zugrunde liegenden Reagenz-Lots verknüpft.

Question 31

Welche Bioprozess-Funktionen sind enthalten?

Accepted Answer

Bioreaktor-Läufe mit Planung, Online-/Offline-Samples, Feed-Events, Alarmen, Ernten und Downstream-Batches. Mehrere Läufe lassen sich nebeneinander vergleichen. Master- und Working Cell Banks werden mit Passage-Historie, Vialen-Zählung und Stammbaum verwaltet. Kampagnen bündeln zusammengehörige Läufe.

Question 32

Was kann das Chemie-Modul?

Accepted Answer

Stoffregister mit GHS, H/P-Sätzen, MAK/TRK, Lagerklassen und SDS-Versionierung; Synthesen mit Edukten, Produkten und automatischer Stöchiometrie; Lagerkompatibilität; Abfall-Events; sowie das §16-GefStoffV-Register und Gefährdungsbeurteilungen inkl. Substitutionsprüfung — primär relevant für deutsche und österreichische Labore.

Question 33

Was deckt die Qualitätskontrolle (QC) ab?

Accepted Answer

Methoden mit Validierung, Spezifikationen mit Items, Proben, Test-Runs, Ergebnisse mit Out-of-Spec-Erkennung, OOS-Untersuchungen, Stabilitätsstudien mit Zeitpunkten, Retain-Proben und Certificates of Analysis. Alle Aktionen sind im Audit-Log versioniert.

Question 34

Welche QM- und Compliance-Funktionen gibt es?

Accepted Answer

Schulungspläne mit Trainingsausführungen und Acknowledgements, Befugnis-Matrix, versionierte QM-Dokumente mit Lesebestätigung, Abweichungen (Deviations), Reklamationen, interne Audits mit Plänen und Checklisten — plus mehrstufige Batch-Release-Workflows mit Quality- und Production-Signaturen, gekoppelt an Bioprozess- und QC-Daten.

Question 35

Welche Lab-Safety-Funktionen sind primär für DE/AT relevant?

Accepted Answer

Das Biosicherheits-Modul für GVO-Projekte und Organismen nach GenTSV sowie die Gefährdungsbeurteilungen und das §16-Register nach GefStoffV sind speziell auf deutsche und österreichische Regulierung zugeschnitten. Die übrigen Funktionen (SDS, Chemikaliensicherheits-Übersicht, Risikomatrix) sind unabhängig vom Standort nutzbar.

Häufige Fragen